Une tâche, automatisée
Des rappels de rendez-vous automatiques qui vident vos absences
Avec des rappels automatiques, chaque client reçoit une confirmation au moment de la réservation, puis un texto ou un courriel la veille, avec un moyen simple de confirmer ou de déplacer son rendez-vous. Les plages libérées se voient tout de suite dans votre agenda. Pour un salon, une clinique, un garage ou un coach, c’est en place en quelques jours, avec l’agenda que vous utilisez déjà.
Ce que ça vous coûte aujourd’hui
Une absence, c’est une plage horaire payée par personne. Et les appels de rappel qu’on fait pour l’éviter prennent du temps : composer, laisser un message, rappeler, noter.
Un calcul simple : 1 h 30 d’appels de rappel par semaine × 50 semaines × 40 $ de l’heure = 3 000 $ par année. Ajoutez deux absences par semaine à une valeur moyenne de 60 $ chacune : 6 000 $ de plus. Ces chiffres sont des hypothèses pour illustrer : mettez votre propre valeur d’heure et votre prix moyen par rendez-vous.
Comment ça marche, en 3 étapes
Le rendez-vous est pris
Dès qu’un rendez-vous entre dans votre agenda, un workflow (une suite d’actions automatiques) envoie une confirmation avec la date, l’heure, l’adresse et ce qu’il faut apporter.
Le rappel part la veille
Un texto ou un courriel part 24 ou 48 heures avant, selon ce qui marche le mieux chez vous. Le client répond OUI pour confirmer, ou clique sur un lien pour déplacer.
Votre agenda se met à jour
Une annulation libère la plage et vous prévient. Si vous avez une liste d’attente, un message peut lui être envoyé. Un agent IA (un outil qui lit et répond) peut traiter les réponses simples comme « je serai 10 minutes en retard ».
Ce que vous gardez en main
Vous choisissez le moment des rappels, le texte, la langue et ce que le client peut faire : confirmer, déplacer ou annuler. Les rendez-vous particuliers, comme une première visite ou un traitement long, peuvent avoir leur propre message avec les consignes à suivre.
Quand un client annule, vous êtes prévenu tout de suite, au lieu de le découvrir devant une chaise vide. Vous pouvez remplir la plage avec quelqu’un de la liste d’attente, ou profiter du temps pour autre chose.
Pour les clients qui préfèrent le téléphone, rien ne change : ils peuvent toujours vous appeler. Les rappels automatiques enlèvent seulement les appels qui ne servaient qu’à rappeler une heure.
Un exemple concret
Cas conçu pour illustrer, pas un client réel. Une clinique de massothérapie de deux personnes au Nouveau-Brunswick reçoit environ 80 rendez-vous par semaine. Avant : une heure et demie d’appels par semaine et trois ou quatre absences.
Après : confirmation automatique, texto la veille avec réponse OUI ou lien de report, alerte quand une plage se libère. Les absences baissent nettement dans ce genre de situation, et les appels de rappel disparaissent. Mise en place : une première version en 48 heures.
Outils compatibles
- Google Agenda
- Outlook et Microsoft 365
- Calendly
- Square Rendez-vous
- Fresha ou Booksy (selon les options de connexion)
- Textos par Twilio ou un service équivalent
- Gmail
Vous utilisez autre chose ? On vérifie avec vous ce qui peut se connecter avant de commencer.
Questions fréquentes
Est-ce légal d’envoyer des textos automatiques à mes clients ?
Un rappel qui porte uniquement sur un rendez-vous déjà pris est lié à une transaction existante. Au Canada, la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) l’exempte de l’obligation de consentement, mais le message doit identifier votre entreprise. Le rappel doit rester un rappel : pas de promotion dedans. Pour les textos de marketing, il faut un consentement. On recommande aussi de demander le numéro avec une mention claire au moment de la réservation. En cas de doute, validez avec un professionnel du droit.
Texto ou courriel : qu’est-ce qui marche le mieux ?
Le texto est lu plus vite, le courriel garde plus de détails. Souvent, on fait les deux : confirmation par courriel, rappel par texto la veille.
Est-ce que ça marche avec mon logiciel de réservation ?
Si votre logiciel envoie déjà des rappels, on peut simplement les régler. Sinon, on relie votre agenda à un service de textos. On vérifie ensemble ce que votre outil permet avant de commencer.
Combien coûtent les textos eux-mêmes ?
Les services de textos facturent à l’envoi, quelques sous par message. Ces frais sont payés directement à l’outil, à votre nom, et on vous les estime à l’avance.
Combien de temps avant le rendez-vous faut-il envoyer le rappel ?
La veille fonctionne bien dans la plupart des cas. Pour les rendez-vous longs ou difficiles à remplacer, un rappel 48 heures avant laisse le temps de combler la plage si le client annule.
Essayez sur une vraie tâche
Choisissez une tâche qui revient chaque semaine. On l’automatise en 48 heures, avec vos outils, et vous voyez le résultat avant d’aller plus loin.