Une tâche, automatisée
Relancer vos factures impayées automatiquement
Une fois automatisée, la relance de vos factures part toute seule : un rappel poli quelques jours avant l’échéance, un autre le lendemain, puis un suivi plus ferme si rien ne bouge. Vous ne touchez qu’aux rares cas qui demandent une vraie conversation. Pour une PME, un entrepreneur ou un solopreneur, c’est en place en quelques jours avec vos outils actuels.
Ce que ça vous coûte aujourd’hui
Relancer une facture, ce n’est pas long. C’est le fait de le faire chaque semaine qui coûte : ouvrir le logiciel comptable, repérer les retards, retrouver le bon courriel, écrire un message gentil mais clair, noter que c’est fait. Et recommencer la semaine suivante.
Un calcul simple : 2 heures par semaine × 50 semaines × 40 $ de l’heure = 4 000 $ par année en temps passé à courir après votre propre argent. Le 40 $ de l’heure est une hypothèse : c’est la valeur de votre heure, ou le coût d’une personne de votre équipe avec les charges. Remplacez-le par votre chiffre.
Il y a aussi le coût qu’on ne voit pas : les factures qu’on oublie de relancer parce que la semaine a été chargée, et l’argent qui dort dans les comptes clients au lieu d’être dans votre compte.
Comment ça marche, en 3 étapes
On repère les factures en retard
Chaque matin, un workflow (une suite d’actions qui s’enchaînent toutes seules) lit vos factures dans votre logiciel comptable et repère celles qui arrivent à échéance ou qui sont en retard.
Le bon message part au bon moment
Un rappel amical avant l’échéance, un deuxième quelques jours après, un troisième plus ferme ensuite. Les textes sont écrits avec vous, dans votre ton, avec le lien de paiement et le numéro de facture.
Vous gardez la main sur les cas délicats
Quand un client répond, conteste ou dépasse un certain retard, vous recevez une alerte. Un agent IA (un outil qui lit et rédige) peut préparer un brouillon de réponse que vous validez avant l’envoi.
Ce que vous gardez en main
Vous décidez de tout : le nombre de rappels, le délai entre chacun, le ton, et les clients à exclure. Un client fidèle qui paie toujours avec quelques jours de retard ne recevra pas le même message qu’un compte qui ne répond plus depuis deux mois.
Chaque relance envoyée est notée, avec la date et le montant, dans votre logiciel ou dans un tableau simple. Le lundi matin, vous voyez d’un coup d’œil ce qui a été payé, ce qui reste ouvert et ce qui demande un appel. Vous n’avez plus à vous souvenir de qui a reçu quoi.
Et si vous voulez arrêter, tout reste à votre nom, dans vos comptes. Rien n’est bloqué chez nous.
Un exemple concret
Cas conçu pour illustrer, pas un client réel. Une entreprise d’entretien paysager de la région d’Edmundston envoie une soixantaine de factures par mois. Avant : la propriétaire relançait le vendredi soir, quand elle y pensait, et une dizaine de factures traînaient au-delà de 60 jours.
Après : les rappels partent seuls depuis son logiciel comptable, avec le lien de paiement. Elle ne traite plus que deux ou trois réponses par semaine. Le temps de mise en place pour ce genre de tâche : environ 48 heures pour une première version, puis quelques ajustements.
Outils compatibles
- QuickBooks Online
- Sage
- Wave
- FreshBooks
- Square Factures
- Gmail
- Outlook et Microsoft 365
- Google Sheets ou Excel (si vos factures sont suivies dans un tableau)
Vous utilisez autre chose ? On vérifie avec vous ce qui peut se connecter avant de commencer.
Questions fréquentes
Est-ce que les clients vont trouver ça impersonnel ?
Pas si les messages sont bien écrits. Les rappels partent de votre adresse, avec votre signature et votre ton. La plupart des clients paient simplement plus vite parce qu’ils ont le lien sous les yeux. Les situations délicates vous reviennent toujours.
Mon logiciel comptable envoie déjà des rappels. Pourquoi automatiser ?
Certains logiciels envoient un rappel de base. L’automatisation va plus loin : plusieurs étapes avec des tons différents, une alerte quand un client répond, un suivi dans votre tableau, et des exceptions (un bon client qu’on ne relance pas, un dossier en litige).
Est-ce légal d’envoyer des rappels de paiement par courriel automatiquement ?
Un rappel qui porte sur une facture existante est un message lié à une transaction déjà conclue. Au Canada, la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) exempte ce type de message de l’obligation de consentement, mais il doit quand même identifier clairement votre entreprise et vos coordonnées. Les rappels ne doivent pas servir à glisser de la promotion. En cas de doute sur votre situation, validez avec un professionnel du droit.
Combien de temps pour mettre ça en place ?
Une première version peut tourner en 48 heures quand le logiciel comptable est bien relié. On ajuste ensuite les textes et les délais selon les réponses de vos clients.
Est-ce que je peux arrêter les relances pour un client précis ?
Oui. Une simple étiquette dans votre logiciel ou une colonne dans votre tableau suffit pour mettre un client en pause, le temps d’une entente de paiement par exemple.
Essayez sur une vraie tâche
Choisissez une tâche qui revient chaque semaine. On l’automatise en 48 heures, avec vos outils, et vous voyez le résultat avant d’aller plus loin.